Structelio pour Club avec sections

Pilotez simplement vos instances statutaires

Structelio centralise le fonctionnement de vos conseils d’administration, bureaux, assemblées générales, comités et autres instances de gouvernance.

Définition des instances et des mandats

Créez les différentes instances de votre structure et renseignez :

Organisation des réunions

Pour chaque instance, vous pouvez programmer une réunion avec :

La réunion est automatiquement ajoutée à l’agenda « Instances statutaires » de la société.

Convocations et sondage de présence

L’envoi des convocations crée automatiquement un message de type sondage dans la messagerie.

Chaque personne convoquée peut indiquer si elle sera :

En cas d’absence ou d’incertitude, elle peut également signaler son souhait de donner procuration et indiquer librement le mandataire souhaité.

Le gestionnaire de la réunion dispose d’une synthèse des réponses avant la réunion et peut effectuer des relances si nécessaire.

Présences réelles et procurations

Le jour de la réunion, le gestionnaire renseigne les présences réellement constatées.

Les souhaits de procuration exprimés lors du sondage restent visibles. Le gestionnaire peut ensuite associer chaque mandant au représentant réel auquel la procuration a finalement été confiée.

Le quorum est calculé automatiquement à partir :

Résolutions et décisions

Ajoutez les résolutions examinées pendant la réunion et consignez pour chacune :

Procès-verbal et clôture

Le procès-verbal est enregistré sous la forme d’un document joint.

La réunion peut être clôturée lorsque :

Suivi des heures d’accompagnement

Les participants présents peuvent générer automatiquement des heures d’accompagnement correspondant à la durée de la réunion.

Selon la situation de la personne dans la société, ces heures sont comptabilisées comme :

Des accompagnateurs bénévoles ou salariés peuvent également être ajoutés directement à l’évènement associé à la réunion.

Gestion des droits

La gestion des instances statutaires est réservée aux administrateurs et aux membres du groupe responsable de la gouvernance.

Les autres participants accèdent uniquement aux informations et actions qui les concernent, notamment leurs convocations et leurs réponses aux sondages.

Centralisez les qualifications de vos encadrants

Structelio permet désormais de suivre les qualifications sportives de l’ensemble de vos encadrants, qu’ils soient salariés ou bénévoles.

Un processus de validation fiable

Les administrateurs et les responsables des utilisateurs peuvent contrôler les informations fournies, puis valider ou refuser chaque qualification.

Un justificatif de type « Diplôme » est obligatoire pour valider une qualification. En cas de refus, le gestionnaire doit préciser un motif.

Lorsqu’une qualification validée est modifiée, elle repasse automatiquement à l’état « À valider » afin de garantir la fiabilité des informations conservées.

Anticipez les renouvellements

Lorsqu’une date d’expiration ou de recyclage est renseignée, Structelio crée automatiquement une échéance et prévoit des alertes :

Les alertes concernent l’encadrant et le groupe responsable des utilisateurs. Les qualifications expirées ou arrivant prochainement à échéance sont également mises en évidence dans le tableau de suivi.

Des documents conservés dans le dossier de la personne

Les justificatifs déposés sont enregistrés dans le dossier documentaire de l’utilisateur. Un diplôme déjà présent peut également être associé à une qualification.

Vous disposez ainsi d’un suivi centralisé, fiable et immédiatement accessible des compétences nécessaires à l’encadrement de vos activités.

Un nouveau module de réservation de ressources est disponible pour chaque société : salles, terrains, matériel et véhicules se gèrent désormais depuis un catalogue unique.

Ce que vous pouvez faire :

- Créer vos ressources (salle, terrain, matériel, véhicule) avec localisation, capacité et description

- Pour le matériel : suivre la quantité totale disponible ou identifier un objet unitaire par numéro d'inventaire

- Réserver un créneau (date et heure de début/fin) sur la ressource de votre choix

- Mettre en place un circuit de validation : chaque demande passe par un statut (en attente, confirmée, en cours, terminée, refusée, annulée) géré par le responsable de la ressource

- Réserver en série pour les besoins récurrents, avec validation groupée de toutes les occurrences en attente

- Ajouter des champs de suivi personnalisés par type de ressource (texte, nombre, date, case à cocher)

- Ouvrir une ressource aux filiales ou aux sociétés partenaires, qui peuvent alors consulter le calendrier et réserver directement

Chaque ressource dispose de son propre calendrier, ainsi que d'un calendrier dédié au suivi des demandes en attente.

La gestion des équipes, événements et convocations est désormais intégrée pour organiser vos activités sportives et associatives.

**Équipes** - Créez des équipes rattachées à un groupe et à une campagne d'adhésion, avec discipline, catégorie, niveau et effectif maximal

- Attribuez à chaque membre un rôle : joueur, éducateur ou dirigeant

- Désignez un capitaine et un adjoint, et déléguez-leur si besoin la gestion opérationnelle de l'équipe

**Événements et convocations** - Convoquez une équipe sur un événement de l'agenda : entraînement, match, tournoi ou réunion

- La convocation porte toujours sur une occurrence précise, avec une date limite de réponse

- Chaque convoqué répond individuellement : présent, absent ou incertain, avec un commentaire d'absence et l'indication d'un besoin de transport

- Des relances automatiques sont envoyées tant que la réponse est en attente

- Un gestionnaire ou un représentant (parent) peut répondre pour le compte d'un membre

- Le jour J, la présence réelle peut être constatée indépendamment de la réponse déclarée

Chaque convocation dispose de son propre fil de discussion pour échanger directement avec les convoqués.

La fiche de poste et le contrat de travail reste associée aux salariés.Les autres documents sont maintenant disponibles sur le menu de Gauche pour retrouver l'ensemble des documents de l'utilisateur en cours.

Ces documents peuvent être rajoutés par des administrateurs ou responsables RH dans la liste des utilisateurs et sont partagés par les filiales dont l'utilisateur est membre

La gestion des congés s'appuie sur les workflows configurables pour offrir un vrai parcours en libre-service.

- Écran « Mes congés » : un salarié dépose sa demande, suit son statut et voit les congés qui lui sont imposés

- Une fois la demande validée, un événement est automatiquement créé dans son agenda de congés

- La société peut définir des périodes interdites ou imposées à l'échelle de l'entreprise, avec blocage automatique des demandes concernées

- Une date limite annuelle de pose peut être fixée, avec rappel automatique aux salariés concernés

- Bilan des congés par salarié (quota annuel CP/RTT)

- Une demande validée peut être annulée par le service RH, une demande en attente peut être supprimée par le demandeur — chaque action reste tracée

Les notes de frais sont ouvertes à tout membre de la société, pas seulement aux salariés.

- Déclaration d'une dépense (transport, repas, hébergement, fournitures...) avec montant et date

- Circuit de validation configurable, distinct de l'étape de remboursement

- Le remboursement est traité séparément par le groupe comptabilité, qui déclenche l'écriture comptable correspondante

- Une note peut être rattachée à une campagne de dons, si son montant est abandonné au profit de l'association

Suivez la trésorerie de chaque société avec des livrets simples (comptes, opérations, soldes), indépendants du plan comptable complet.

Nouveaux barèmes de cotisation par catégorie, schémas d'inscription personnalisés et répartition automatique des quotes-parts entre société mère et filiales.

Plan comptable, journaux, écritures manuelles ou automatiques (adhésions, reversements), grand livre et export FEC — une comptabilité complète reliée aux livrets de trésorerie.

Validation stricte des fichiers déposés, jetons de rafraîchissement chiffrés et authentification consolidée pour protéger vos données.

Détectez et fusionnez deux profils correspondant à la même personne, en conservant tout l'historique sans perte de données.

Souscrivez et réglez votre abonnement directement en ligne, avec facturation automatique et suivi des paiements sécurisé par Stripe.

Importez en masse une liste d'adhérents ou d'utilisateurs depuis un fichier CSV, et exportez vos listes de membres pour vos propres besoins.

Chaque demande de congé, note de frais ou déplacement affiche désormais clairement son statut (vert/rouge) ainsi que le motif en cas de refus.

Exportez au format CSV le bilan annuel des heures déclarées par vos bénévoles, prêt à être partagé ou archivé.

Le module Ressources Humaines démarre par la gestion des dossiers salariés.

- Fiche salarié avec matricule, dates d'entrée/de sortie et statut actif

- Un ou plusieurs responsables peuvent être rattachés à un salarié, avec historique des changements

- Contrats de travail (CDI, CDD, Alternance, Stage, Intérim) avec poste, dates, volume horaire et statut

- Documents attachés au salarié (fiche de poste, permis de conduire, pièce d'identité, diplôme, RIB) ou à un contrat précis, avec upload, téléchargement et suppression sécurisés

Chaque société peut désormais enrichir le profil de ses membres avec des champs personnalisés, en plus des informations standard (prénom, nom, date de naissance...).

- Champs de type texte, nombre, date, case à cocher ou liste déroulante, réordonnables par glisser-déposer

- Deux catégories de champs : ceux que le membre renseigne lui-même dans son profil (section Identité), et ceux réservés à l'administration de la société, visibles uniquement par les admins sur la fiche du membre

- Un membre appartenant à plusieurs sociétés voit l'ensemble des champs applicables réunis dans son profil

Une société peut désormais s'associer à une autre société partenaire, sans lien de filiation :

- Création d'une association entre deux sociétés depuis la fiche société (ex. un club et l'instance/ligue à laquelle il est affilié)

- Une fois l'association créée, la société peut accorder à sa partenaire un accès en lecture à un groupe précis

- Le groupe et ses membres restent la propriété exclusive de la société d'origine — l'accès accordé peut être révoqué à tout moment

La représentation familiale permet à un utilisateur de gérer les comptes des personnes dont il a la charge.


- Désignez un représentant pour vous-même, ou représentez directement un compte créé pour un tiers (ex. un enfant)
- Le représentant peut consulter les informations du représenté : messagerie, notifications, agenda
- Il peut aussi agir pour son compte lorsque c'est nécessaire : répondre à un sondage, à une convocation ou à un message
- Chaque action réalisée pour le compte d'un tiers reste tracée : on sait toujours qui a réellement agi

Chaque société peut désormais définir ses propres circuits de validation, sans code ni configuration technique.

- Un circuit se compose d'étapes ordonnées, chacune confiée à un type d'acteur : le responsable direct du salarié, un groupe de la société, le groupe RH de la société mère, ou le salarié lui-même (ex. pour une signature)

- Une étape peut être une validation classique (avec refus possible) ou une action simple sans refus (ex. un remboursement)

- Utilisé aujourd'hui pour les congés, les notes de frais et les contrats d'embauche — chaque décision reste historisée avec son auteur et son commentaire

Les modules RH, Adhésions et Comptabilité peuvent désormais être activés indépendamment pour chaque société.


- Une association bénéficie automatiquement des trois modules, sans configuration
- Pour les autres types de société, l'activation se fait sur une période donnée, gérée depuis un écran d'administration global
- Tant qu'un module n'est pas actif, les écrans et actions correspondants restent inaccessibles pour la société concernée

L'agenda couvre aussi bien vos rendez-vous personnels que ceux de votre société ou de vos groupes.


- Agendas personnels, de groupe ou de société, superposables librement
- Vues Jour, Semaine et Mois, avec glisser-déposer et redimensionnement des événements à la souris
- Événements récurrents (quotidien, hebdomadaire, mensuel, annuel) avec possibilité de modifier ou supprimer une seule occurrence
- Partage d'un agenda avec un utilisateur précis (lecture seule ou gestion)
- Un agenda de société peut être rendu visible dans une société liée (mère ou filiale)
- Agendas de congés automatiquement créés pour chaque salarié

Chaque utilisateur dispose d'un agenda personnel et peut consulter les agendas de ses sociétés. Les événements peuvent être récurrents et les agendas partagés entre collègues, en lecture ou en gestion.

La messagerie permet d'échanger par conversations (individuelles ou de groupe), d'envoyer des pièces jointes et de créer des sondages pour recueillir l'avis des membres.

Chaque société peut organiser ses liens utiles en dossiers, les cibler à des groupes précis et les mettre en favoris. Un panneau flottant donne un accès rapide aux favoris depuis n'importe quelle page.

Les sociétés peuvent désormais accorder un accès externe à certains de leurs groupes à d'autres sociétés associées, utile par exemple pour la relation entre un club et son instance fédérale.

La gestion des adhésions est désormais entièrement intégrée, de la création de la campagne jusqu'au suivi des paiements.

- Créez des campagnes d'adhésion par société (les dates de campagne ne se chevauchent jamais, les périodes d'inscription si besoin)

- Définissez une grille de tarifs par campagne (ex. Individuel, Famille) avec un nombre de personnes associé

- Construisez votre propre formulaire d'inscription avec des champs personnalisés (texte, nombre, date, case à cocher, liste déroulante), obligatoires ou non, réordonnables par glisser-déposer

- Partagez un lien d'inscription direct : l'inscrivant est guidé dans un assistant en 3 étapes (choix du tarif, informations de chaque personne, récapitulatif)

- Chaque nouvelle demande notifie automatiquement le groupe en charge des adhésions

- Suivez le statut de chaque adhésion (en attente, acceptée, refusée) et le statut de paiement (non payé, payé, remboursé)

- Un administrateur peut aussi ajouter ou retirer directement un adhérent sans passer par le formulaire, pour un membre existant ou une nouvelle personne

- La fiche de chaque membre affiche s'il est à jour de sa campagne en cours

Le système de notifications vous tient informé des événements qui vous concernent, dans l'application.

- Icône cloche dans la barre supérieure : les 5 notifications les plus récentes, avec lien direct vers l'élément concerné

- Page « Notifications » pour retrouver tout l'historique des 12 derniers mois

- Une notification peut cibler un utilisateur précis ou tout un groupe — chaque membre du groupe la voit et la marque comme lue individuellement

- Une notification est marquée lue seulement quand vous l'ouvrez réellement (cloche ou page complète), jamais au simple chargement de l'application